Política do viagens corporativas

A política por viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa que preza pelo controle por custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos do viagens bem definidos otimiza rotinas, garante qual os gestores possam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é preciso de que a política do viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criaçãeste da política por viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda o conceito e este passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política do viagens na sua própria empresa!
O qual é e qual a importância de uma política do viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo de viagens corporativas por uma empresa. Possui tais como objetivo aumentar o compliance e controle de custos com viagens, para além do prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos os procedimentos para a realizaçãeste por viagens representando a empresa. A partir de o processo por solicitaçãeste de serviços do viagem, às normas do valores por despesas e prestações de contas.
O Genero por documento é crucial para qual colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua própria vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual ter uma política por viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia de quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género de controle nãeste é mal importante tais como essencial de modo a a saúpor financeira de 1 negócio.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, de modo a prestar um serviço, de modo a participar de 1 treinamento ou algum compromisso corporativo, deter uma previsão por gastos e a certeza do que ESTES reembolsos serão fabricados dentro dos padrões Têm a possibilidade de, inclusive, reduzir custos sem deixar o conforto por lado ou diminuir este número por viagens.
A política de viagens corporativas entra tais como uma forma por padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo o fluxo da viagem, desde a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestação por contas, é realizado usando bem mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve realizar sentido usando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle do gastos e Duty of Care.
Utilizando este tempo, a política de viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
O que uma política de viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela tua empresa. De modo a que esta comunicaçãeste mesmo que efetiva, é necessário de que ao escrevê-la você leve em consideraçãeste para quem você está falando.
Portanto, para evitar a má interpretação DE regras e este baixo engajamento, a sua própria política do viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Assim sendo possua os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem vir a gastar;
• Seja realista: A reduçãeste de custos é fundamental para seu programa de viagens, mas por nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se por que é responsabilidade do algufoim validar se ESTES membros da equipe estão usando a política e tais como Têm a possibilidade de ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a tua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestãeste do viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua gestãeste, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma política por viagens corporativas
Uma boa política de viagens corporativas é pensada para de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez que você já sabe a importância por ter uma política de viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir o passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento por viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos de solicitaçãeste, aprovação e prestaçãeste do contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-manter-se;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Previamente do arregaçar as mangas e começar a escrever a sua própria política de viagens, vamos disparar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política de viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farãeste com de que ele atenda de forma integral às necessidades do todos os envolvidos.
Aprecie alguns perfis de que podem ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável através visãeste estraté especialmentegica do Empreendimento, é importante de que a tua visão seja incluída no processo, de modo a que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente sãeste o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento o viajante nenhuma viagem acontece, não é exatamente? O natural-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial para que o objetivo DE viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas de negócio interessadas: Quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussão, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste DE viagens precisará garantir este cumprimento DE políticas e a eficácia por todo este programa por viagens, por isso é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política de viagens. Sua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento do dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: mé especialmentedia do gastos, MODELOS por despesas mais utilizados, ESPÉCIES por serviços, quais os setores qual Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas
Diferentes perfis por viajante pedem variados políticas por viagem.
É comum qual, precisamente usando uma política de viagens definida, certos grupos por viajantes tenham pontos positivos diferentes do outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes quadros acabam sendo tratados como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o feição de exceçãeste e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste possua medo por produzir políticas diferentes de convénio usando este retrato Destes grupos do viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O perfil do viajante pode ser identificado na fase do levantamento do dados e construído utilizando base diversos critfoirios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Benefícios específicos;
Para além do retrato Destes viajantes, é necessário compreender qual o perfil do Empreendimento da tua empresa.
O foco das suas viagens é usando objetivos comerciais, de que podem vir a ser planejados com maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento serão relevantes para definir as normas do viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
Este orçamento destinado às viagens da sua própria empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construçãeste DE regras por viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por Género do despesa.
O nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, porém será necessário qual este processo de gestão por serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos de viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos para um Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Doravante de que você já sabe quais ESTES ESPÉCIES por viajantes, as características DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, tais como a emissãeste por aé especialmentereos, são reservados e pagos previamente de que este colaborador embarque. Contudo Andam outras despesas, saiba como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, que não sãeste pagas usando antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que o viajante usará? Esta Sentido é importante como impacta pelo fluxo por reembolsos e prestaçãeste do contas, e até precisamente pelo orçamento familiar por seus colaboradores.
Aqui estão várias pontos do atençãeste de modo a se considerar ao definir o Espécie de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso por despesas: O seu colaborador tem habilidade financeira para arcar utilizando estas despesas e esperar até qual este ciclo do aprovações termine para receber este valor do volta?
Caso a sua própria intenção seja trabalhar apenas com este reembolso do despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar mal utilizando este reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores qual ficam usando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realizaçãeste das despesas Destes colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, contudo exige um controle ainda mais necessário Acerca as despesas.
Nosso recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestação por contas é 1 processo importantíssimo. Além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender mais sobre meios por pagamento do adiantamentos neste artigo e sobre ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento de modo a despesas do viagens: como conter ESTES riscos?
• Cartão por crédito corporativo: Esta opçãeste para além de nãeste comprometer o salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
No entanto, a conciliaçãeste do inúmeras faturas do cartão por empréstimo Pode vir a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste que permita conciliar AS SUAS faturas usando a prestação por contas dos colaboradores, Assim sendo o processo se torna Ainda mais preciso e simplificado.
Defina regras de modo a cada Genero do custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
De que Espécie por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar um Destes recursos cedidos pela empresa de modo a recompensar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Porém existem outras possibilidades, tais como as despesas por café da manhã, quando o hotel contratado possuir este serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
O nível por detalhamento desta Sentido dependerá do histórico dos seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas serão englobadas em tua política do viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos tempo em mfoidia eles passam nos destinos? ESTES hotéis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já ESTES valores estipulados para cada Espécie do despesa podem ser definidos utilizando base na média histórica Destes seus viajantes e informações do Nicho. ESTES benchmarks são recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à sua própria gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, mas não restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, este viajante se sente Ainda mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Veja certos pontos relevantes Acerca os principais MODELOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo de alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes dois cenários é gigantesca, ter políticas variados poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo por refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma média de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras A respeito de Classe por veículo e horário DE corridas podem vir a ser Ainda mais assertivas e disparar Ainda mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, que permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir este valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na íntegra.
Serviços de viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste do serviços de viagem englobam tanto este processo por solicitaçãeste, quanto limites do valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste por viagem ter suas particularidades, regras de antecedência de modo a solicitaçãeste eram um ponto comum entre todos os MODELOS por serviçeste, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu demasiado. Permitir a compra de tarifas flexíveis, pode evitar perder o bilhete no caso por algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir este controle do custos em viagens. Veja a seguir exemplos por políticas do afoireos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em aéreos, nem em algum momento o menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado usando este tipo por política. Se este menor preço do aéreo for às 5h da manhã, você colocará do lado o natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte do hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construçãeste da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Género de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias não exige Muito mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção por hotfoiis com ou sem café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar a todos os momentos por opções com café, como as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua pacto utilizando fornecedores de serviçESTES, nãeste deixe do especificá-los nas políticas e garantir qual estejam apresentados para a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos local na rede Internet processos por solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação por contas
Tais como sabemos, a política por viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual este procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a adquire e reserva por serviços, para além por aumentar o controle sobre os custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras para prestação do contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste como justificar seus gastos, usando Lindas as informações qual seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle de prestação do contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo por solicitações e aprovações em um único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo momento da seleçãeste dos serviçESTES, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando o seu controle e gestãeste.
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Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras A respeito de como proceder caso ocorram imprevistos.
Este bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a sua própria empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em tua política de modo a descrever estes procedimentos e contatos do emergência para garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este bem-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política por viagens corporativas
Doravante de que você construiu tua política, o engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estãeste algumas ideias de comunicação para conscientizaçãeste Acerca a política de viagens da empresa:
• Campanha de e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato do infográfico;
• Lembrete usando as políticas um POR DIA antes DE viagens;
• Validaçãeste automática por políticas no software de gestão do viagens;
• Aceite das políticas no software de gestão de viagens.